Termini e Condizioni

1. Premessa e definizioni

I presenti Termini e Condizioni (di seguito “Termini”) disciplinano l'accesso e l'utilizzo della piattaforma Flatmates (di seguito “Piattaforma”), gestita da Flatmates S.r.l., con sede in Viale Pasubio 5, 20154 Milano, P.IVA 04267420984 (di seguito “Flatmates”).

L'accesso alla Piattaforma implica l'accettazione integrale dei presenti Termini. L'utente che non intenda accettarli deve astenersi dall'utilizzo della Piattaforma.

Ai fini dei presenti Termini si intende per:

• Piattaforma: l'applicazione web accessibile al dominio flatmates.it e relativi sottodomini
• Utente: qualsiasi soggetto che accede o utilizza la Piattaforma
• Creator: content creator digitale il cui profilo è gestito sulla Piattaforma
• Roster: l'insieme dei creator gestiti da Flatmates, visualizzabile pubblicamente
• Scouting: selezione personalizzata di creator condivisibile tramite URL univoco
• Campagna: progetto commerciale che coinvolge uno o più creator

2. Descrizione del servizio

La Piattaforma è uno strumento di talent management e creator intelligence dedicato alla gestione, analisi e promozione di creator digitali. Offre le seguenti funzionalità:

a) Area pubblica

• Roster pubblico dei creator gestiti con informazioni aggregate
• Scheda creator con statistiche, contenuti recenti e dati demografici dell'audience
• Pagine di scouting condivise con clienti e partner
• Filtri e ordinamento per piattaforma, categoria e reach

b) Dashboard amministrativa

• Gestione completa dei profili creator (creazione, modifica, eliminazione)
• Dashboard analitica con KPI aggregati, trend di crescita e alert operativi
• Monitoraggio delle performance social multi-piattaforma (YouTube, Instagram, TikTok, LinkedIn)
• Comparazione di creator (fino a 10 simultaneamente)
• Creazione e gestione di scouting personalizzati con drag-and-drop
• Calcolatore profili per analisi preliminare di nuovi creator (metriche aggregate e CPM)
• Generazione di report PDF per le campagne

c) Modulo business

• Gestione campagne e clienti (sincronizzata da Google Sheets)
• Monitoraggio costi, ricavi e margini delle campagne
• Abbinamento automatico e manuale di contenuti alle campagne
• Suggerimenti automatici di contenuti per le campagne con workflow di revisione
• Gestione contenuti con metriche manuali e storico

d) Roster pubblico

Il roster pubblico della Piattaforma espone esclusivamente i profili dei creator che hanno sottoscritto un contratto di management con Flatmates. I dati visibili (nome, foto, metriche social, contenuti recenti, demographics aggregate) corrispondono a informazioni già pubblicamente disponibili sui profili social dei creator e la loro pubblicazione sul roster è prevista dal contratto di management.

e) Sincronizzazione automatica

• Raccolta periodica di dati pubblici da YouTube (via API ufficiale), Instagram, TikTok e LinkedIn (via servizi di scraping autorizzati)
• Storicizzazione delle metriche per analisi di trend
• Sincronizzazione dei dati commerciali da Google Sheets

f) Intelligenza artificiale

• Generazione automatica di biografie brevi dei creator tramite modelli AI
• Suggerimento automatico di abbinamenti contenuto-campagna

3. Registrazione e accesso

L'accesso alle funzionalità riservate della Piattaforma richiede un account. L'utente può accedere tramite:

• Google OAuth: autenticazione tramite account Google
• Magic link: link di accesso inviato via email

L'accesso è riservato agli utenti invitati da un amministratore Flatmates. Non è prevista la registrazione autonoma.

L'utente è responsabile della custodia delle proprie credenziali di accesso e di tutte le attività svolte tramite il proprio account. In caso di accesso non autorizzato sospetto, l'utente è tenuto a informare tempestivamente Flatmates all'indirizzo factory@flatmatesagency.com.

4. Tipologie di utenti e permessi

La Piattaforma prevede le seguenti tipologie di utenti:

• Flatmates (team interno): accesso completo alla dashboard, gestione creator, scouting, campagne, impostazioni. Ruoli interni: admin (accesso completo inclusa gestione utenti), editor (lettura e scrittura), viewer (sola lettura).
• Organizzazione (clienti/brand): accesso limitato ai dati del proprio ambito (scouting dedicati, campagne assegnate). Ruoli: admin (gestione membri),member (accesso base).
• Creator (talent): accesso self-service ai propri dati e profilo.

I permessi sono assegnati dall'amministratore Flatmates e possono essere modificati o revocati in qualsiasi momento.

5. Limiti di utilizzo

Per garantire la stabilità e la sicurezza della Piattaforma, sono applicati i seguenti limiti tecnici:

• Generazione bio AI: massimo 10 richieste per utente al minuto
• Sincronizzazione manuale: massimo 5 richieste per utente al minuto
• Calcolatore profili: massimo 5 analisi per utente al minuto, fino a 10 profili per analisi

Il superamento dei limiti comporta il temporaneo blocco della funzionalità. I limiti possono essere modificati senza preavviso per ragioni tecniche o operative.

6. Dati delle piattaforme social

La Piattaforma accede a dati pubblicamente disponibili sulle piattaforme social (YouTube, Instagram, TikTok, LinkedIn) dei creator registrati. In particolare:

• I dati YouTube sono ottenuti tramite le YouTube Data API v3 ufficiali, in conformità con i relativi Termini di Servizio
• I dati Instagram, TikTok e LinkedIn sono ottenuti tramite servizi di scraping di dati pubblici, limitatamente alle informazioni liberamente accessibili sui profili pubblici
• I dati vengono aggiornati periodicamente secondo le impostazioni configurate dall'amministratore

Flatmates non è responsabile per variazioni, indisponibilità o inesattezze dei dati forniti dalle piattaforme terze. Le metriche calcolate (engagement rate, crescita, classificazione contenuti) sono stime basate su dati pubblici e possono differire dai dati nativi delle piattaforme.

7. Intelligenza artificiale

La Piattaforma utilizza modelli di intelligenza artificiale generativa per:

• Generare brevi biografie dei creator in lingua italiana
• Suggerire abbinamenti tra contenuti pubblicati e campagne attive

I contenuti generati dall'AI sono da considerarsi bozze e sono sempre soggetti a revisione e approvazione umana prima della pubblicazione o dell'utilizzo. Flatmates non garantisce l'accuratezza, la completezza o l'adeguatezza dei contenuti generati automaticamente.

L'utente è responsabile della verifica e dell'eventuale modifica dei contenuti generati dall'AI prima del loro utilizzo.

8. Proprietà intellettuale

Tutti i contenuti della Piattaforma (testi, grafica, loghi, software, database, algoritmi di calcolo, layout) sono di proprietà esclusiva di Flatmates S.r.l. o dei rispettivi titolari e sono protetti dalle leggi sul diritto d'autore (L. 633/1941) e sulla proprietà industriale (D.Lgs. 30/2005).

È vietata qualsiasi riproduzione, distribuzione, modifica o utilizzo non autorizzato dei contenuti della Piattaforma, inclusi ma non limitati a: reverse engineering, decompilazione, estrazione di dati dal database.

I dati dei creator provenienti da piattaforme terze restano di proprietà dei rispettivi creator e delle piattaforme di origine. Le elaborazioni e le analisi derivate (calcoli di engagement, classificazioni, comparazioni) costituiscono opera originale di Flatmates.

9. Obblighi dell'utente

L'utente si impegna a:

• Fornire informazioni veritiere, complete e aggiornate
• Utilizzare la Piattaforma in conformità con le leggi vigenti e i presenti Termini
• Non condividere le proprie credenziali di accesso con terzi
• Non tentare di accedere a dati, funzionalità o account non autorizzati
• Non effettuare scraping, crawling, data mining o estrazione massiva di dati dalla Piattaforma
• Non utilizzare strumenti automatizzati (bot, spider) per interagire con la Piattaforma
• Non caricare contenuti illeciti, diffamatori, o che violino diritti di terzi
• Non tentare di eludere le misure di sicurezza o i limiti di utilizzo
• Segnalare tempestivamente eventuali vulnerabilità di sicurezza a factory@flatmatesagency.com

10. Contenuti condivisi e scouting

Gli scouting creati sulla Piattaforma possono essere condivisi con soggetti terzi tramite URL univoco. L'utente che crea e condivide uno scouting:

• È responsabile della scelta dei destinatari
• Riconosce che i dati inclusi nello scouting (nome, foto, metriche pubbliche dei creator) saranno accessibili a chiunque disponga del link
• Può modificare lo stato dello scouting (bozza, pubblicato, archiviato) in qualsiasi momento per controllarne la visibilità

11. Report e documenti generati

I report PDF e le analisi generate dalla Piattaforma sono strumenti di lavoro interni. L'utente può utilizzarli nell'ambito della propria attività professionale ma non può distribuirli pubblicamente o utilizzarli per scopi commerciali diversi da quelli concordati con Flatmates, salvo diverso accordo scritto.

12. Limitazione di responsabilità

La Piattaforma è fornita “così com'è” (as-is) e “come disponibile” (as-available). Flatmates S.r.l., nei limiti consentiti dalla legge applicabile:

• Non garantisce la continuità, la completezza o l'accuratezza dei dati provenienti da piattaforme terze
• Non è responsabile per interruzioni del servizio dovute a manutenzione, aggiornamenti o cause di forza maggiore
• Non è responsabile per decisioni commerciali prese sulla base delle metriche e delle analisi della Piattaforma
• Non è responsabile per contenuti generati dall'intelligenza artificiale che si rivelino inesatti o inadeguati
• Non è responsabile per variazioni nelle API o nei termini di servizio delle piattaforme social terze che possano influire sulla disponibilità dei dati

In ogni caso, la responsabilità complessiva di Flatmates per qualsiasi danno derivante dall'uso della Piattaforma non potrà eccedere l'importo effettivamente corrisposto dall'utente nei 12 mesi precedenti l'evento dannoso, ove applicabile.

13. Indennizzo

L'utente si impegna a manlevare e tenere indenne Flatmates S.r.l., i suoi amministratori, dipendenti e collaboratori da qualsiasi pretesa, danno, costo o spesa (incluse le spese legali) derivante dalla violazione dei presenti Termini o dall'uso improprio della Piattaforma.

14. Sospensione e risoluzione

Flatmates S.r.l. si riserva il diritto di:

• Sospendere temporaneamente l'accesso in caso di sospetta violazione dei Termini, attività anomala o ragioni di sicurezza
• Revocare definitivamente l'accesso in caso di violazione accertata dei presenti Termini
• Modificare o eliminare i contenuti che violino i presenti Termini o la legge applicabile

In caso di sospensione o revoca, Flatmates provvederà a informare l'utente via email all'indirizzo associato all'account, salvo casi di urgenza (es. compromissione della sicurezza).

L'utente può richiedere la chiusura del proprio account in qualsiasi momento scrivendo a factory@flatmatesagency.com. La chiusura dell'account comporta la cessazione dell'accesso ma non la cancellazione immediata dei dati, che resta soggetta ai tempi di conservazione indicati nell'Informativa Privacy.

15. Modifiche ai Termini

Flatmates S.r.l. si riserva il diritto di modificare i presenti Termini in qualsiasi momento. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento.

Per modifiche sostanziali, Flatmates invierà una notifica via email agli utenti registrati con almeno 15 giorni di anticipo rispetto all'entrata in vigore. L'uso continuato della Piattaforma dopo l'entrata in vigore delle modifiche costituisce accettazione dei nuovi Termini.

16. Legge applicabile e foro competente

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia derivante dall'interpretazione o dall'esecuzione dei presenti Termini, le parti si impegnano a tentare una risoluzione amichevole. In caso di mancato accordo, sarà competente in via esclusiva il Foro di Milano.

17. Clausola di salvaguardia

Qualora una o più clausole dei presenti Termini dovessero risultare nulle o inefficaci, tale nullità o inefficacia non pregiudicherà la validità delle restanti clausole, che rimarranno pienamente in vigore.

18. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa ai presenti Termini: factory@flatmatesagency.com

Flatmates S.r.l.
Viale Pasubio 5, 20154 Milano
P.IVA 04267420984